东纶科技【审计案例】三泰集团公司物资采购审计
三泰集团公司审计部审计小组经过对三泰维尼纶厂2007年物资采购计划的编制与执行情况的抽样审核,发现存在以下问题:物资需用计划申报基础工作不规范;物资需用计划审核不严;采购计划变更未通知采购部门,造成采购物资无法使用;计划不准,形成积压。
根据《物资采购审计实务指南》规定,物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达组织后,对物资验收、人库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。做好物资采购审计要完成以下4项工作:
1、收集包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、人库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等在内的相关资料。
2、在审计中应关注采购方式改变、供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等问题。
3、审计内容主要为采购方式执行情况审计。审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购;质量控制执行情况审计;计量执行情况审计;价格执行情况审计;仓储保管情况审计;采购票据审计;采购负债确认及付款执行情况审计。
4、在审计方法上主要采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。
案情介绍:三泰集团公司审计部围绕集团抓管理、增效益的中心任务,积极推行比价采购审计,为企业节约采购资金约1500万元,审减不合理工程费用约2800万元。
基本思路:三泰集团公司为加强物资采购管理,对全集团公司所属单位所需物资实行集中统一采购和供应,为了对物资采购进行监督,综合评价、择优确定商家,审计部参与物资采购的全过程,并实施全过程审计。
(1)物资采购招标。三泰集团公司所需物资基本上全部实行招标,大宗物资或金额较大的物资招标工作必须有分管领导参与,审计部、物资部、财务部等有关部门必须全部参与这项工作。确定的价格表各部门一份,分别保管,以便以后相互监督。
(2)计划审批。三泰集团公司各部门根据本部门一个月中所需物资制定计划,经部门领导同意,分管的公司领导签字后,于每月30日前报物资部,物资部分别汇总全公司各部门的计划,寻找3家以上商家并填报价格后报审计部。审计部最后根据互联网上信息、招标价格、市场调研等情况,确定供货商家及价格,前提是审计部确定的价格不能高于物资部提报的价格。最后董事长批准,于每月的巧日前返回物资部等部门。
(3)计划的执行。董事长批准的计划一式四份,供应部门一份,按计划采购;储运部门一份,按计划入库;财务部门一份,按计划付款;审计部一份,用于单据审核及各项采购制度的考核。为了严格执行计划,审计部制定了严格的考核制度,储运部门有材料库存定额,供应部门如超计划采购,储运部门可以不办理入库。储运部有专门的把关员,对质量不合格产品不入库并退货,并把不合格产品的名称、数量、规格、金额在月底汇总报审计部;若把关员把不合格产品放行,使用部门在3个月内使用材料不合格,写明原因,经使用人、工段长、使用部门负责人签字后交审计部,月底由审计部对把关员进行考核。由审计部对供应部门采购人员进行考核。由此在供应部、储运部之间形成了相互制约、相互监督的机制,保证了采购计划的执行质量。针对物资采购不及时,不能满足生产需要的问题,审计部制定了正常计划采购落实制度。制度规定,本县内物资5天购进,本省内物资20天购进,省外物资40天购进,国外物资70天购进,杜绝了因采购不及时造成工序脱节的问题,满足了生产需要。同时对物资人库手续、财务付款等做了详细的规定。
(4)票据审计。三泰集团公司所需物资采购入库时,把关员必须在检验单上签字,等对方开具增值税发票后,供应部门采购员根据所采购材料的价格、数量、金额填写物资人库单,把关员、保管员、采购员全部在人库单上签字后连同发票一并交审计部。审计部根据计划,审核价格是否超过计划价格,是否是计划确定的商家。如果要更换商家,供应部门要上报并单独写明原因,并有部门负责人签字报告。经审计部审核符合原规定的单据并签发“审计合格通知单”,财务方能凭以付款。
(5)信息管理。凡是三泰集团公司采购的物资,审计部不管数量大小、价钱多少,都按不同商家、品种、规格、数量、价格分门别类登记台账,以考核供应部门的计划执行情况,同时核销计划。所登记台账长期留存,以备核查;为确保采购物资符合生产需要,对储运部把关员所报不合格产品逐一登记,建立质量台账。凡三次供货不符合招标规定的商家,列为不合格供方,对于不能及时供货的商家,做好详细记录,因不及时耽误生产的,从结算货款中扣除一定金额。
三泰集团公司审计部采购比价审计思路是正确的,内容是比较全面的。物资采购比价是指在满足企业质量要求的前提下,实现物资低价采购。三泰集团公司审计部参与物资采购的全过程,并实施全过程审计,是审计关口的前移,有利于加强物资采购管理,对物资采购进行全程监督,使采购工作做到了公正、公开、公平、合理,有效地避免了一些采购环节上的漏洞。
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