东纶科技【审计案例】三泰集团公司物资采购审计

  三泰集团公司审计部审计小组经过对三泰维尼纶厂2007年物资采购计划的编制与执行情况的抽样审核，发现存在以下问题：物资需用计划申报基础工作不规范；物资需用计划审核不严；采购计划变更未通知采购部门，造成采购物资无法使用；计划不准，形成积压。

  根据《物资采购审计实务指南》规定，物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达组织后，对物资验收、人库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。做好物资采购审计要完成以下4项工作：

  1、收集包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、人库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等在内的相关资料。

  2、在审计中应关注采购方式改变、供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等问题。

  3、审计内容主要为采购方式执行情况审计。审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购；质量控制执行情况审计；计量执行情况审计;价格执行情况审计；仓储保管情况审计；采购票据审计；采购负债确认及付款执行情况审计。

  4、在审计方法上主要采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。

  案情介绍：三泰集团公司审计部围绕集团抓管理、增效益的中心任务，积极推行比价采购审计，为企业节约采购资金约1500万元，审减不合理工程费用约2800万元。

  基本思路：三泰集团公司为加强物资采购管理，对全集团公司所属单位所需物资实行集中统一采购和供应，为了对物资采购进行监督，综合评价、择优确定商家，审计部参与物资采购的全过程，并实施全过程审计。

  (1)物资采购招标。三泰集团公司所需物资基本上全部实行招标，大宗物资或金额较大的物资招标工作必须有分管领导参与，审计部、物资部、财务部等有关部门必须全部参与这项工作。确定的价格表各部门一份，分别保管，以便以后相互监督。

  (2)计划审批。三泰集团公司各部门根据本部门一个月中所需物资制定计划，经部门领导同意，分管的公司领导签字后，于每月30日前报物资部，物资部分别汇总全公司各部门的计划，寻找3家以上商家并填报价格后报审计部。审计部最后根据互联网上信息、招标价格、市场调研等情况，确定供货商家及价格，前提是审计部确定的价格不能高于物资部提报的价格。最后董事长批准，于每月的巧日前返回物资部等部门。

  (3)计划的执行。董事长批准的计划一式四份，供应部门一份，按计划采购;储运部门一份，按计划入库；财务部门一份，按计划付款;审计部一份，用于单据审核及各项采购制度的考核。为了严格执行计划，审计部制定了严格的考核制度，储运部门有材料库存定额，供应部门如超计划采购，储运部门可以不办理入库。储运部有专门的把关员，对质量不合格产品不入库并退货，并把不合格产品的名称、数量、规格、金额在月底汇总报审计部;若把关员把不合格产品放行，使用部门在3个月内使用材料不合格，写明原因，经使用人、工段长、使用部门负责人签字后交审计部，月底由审计部对把关员进行考核。由审计部对供应部门采购人员进行考核。由此在供应部、储运部之间形成了相互制约、相互监督的机制，保证了采购计划的执行质量。针对物资采购不及时，不能满足生产需要的问题，审计部制定了正常计划采购落实制度。制度规定，本县内物资5天购进，本省内物资20天购进，省外物资40天购进，国外物资70天购进，杜绝了因采购不及时造成工序脱节的问题，满足了生产需要。同时对物资人库手续、财务付款等做了详细的规定。

  (4)票据审计。三泰集团公司所需物资采购入库时，把关员必须在检验单上签字，等对方开具增值税发票后，供应部门采购员根据所采购材料的价格、数量、金额填写物资人库单，把关员、保管员、采购员全部在人库单上签字后连同发票一并交审计部。审计部根据计划，审核价格是否超过计划价格，是否是计划确定的商家。如果要更换商家，供应部门要上报并单独写明原因，并有部门负责人签字报告。经审计部审核符合原规定的单据并签发“审计合格通知单”，财务方能凭以付款。

  (5)信息管理。凡是三泰集团公司采购的物资，审计部不管数量大小、价钱多少，都按不同商家、品种、规格、数量、价格分门别类登记台账，以考核供应部门的计划执行情况，同时核销计划。所登记台账长期留存，以备核查;为确保采购物资符合生产需要，对储运部把关员所报不合格产品逐一登记，建立质量台账。凡三次供货不符合招标规定的商家，列为不合格供方，对于不能及时供货的商家，做好详细记录，因不及时耽误生产的，从结算货款中扣除一定金额。

  三泰集团公司审计部采购比价审计思路是正确的，内容是比较全面的。物资采购比价是指在满足企业质量要求的前提下，实现物资低价采购。三泰集团公司审计部参与物资采购的全过程，并实施全过程审计，是审计关口的前移，有利于加强物资采购管理，对物资采购进行全程监督，使采购工作做到了公正、公开、公平、合理，有效地避免了一些采购环节上的漏洞。

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